Hoe bereidt u uw ontwikkelgesprek doelgericht voor?

In het beoordelingskader 2018 is het ‘ontwikkelgesprek’ als verplicht onderdeel opgenomen. De introductie ervan leidt vaak tot vragen.

Waar moeten we het over hebben?
Welke onderwerpen kunnen er met het panel besproken worden?
Hoe moet het gesprek in het bezoekprogramma worden opgenomen?
Wat moet er met de resultaten van het gesprek gebeuren?

Om u met het ontwikkelgesprek te ondersteunen heeft NQA de meest gestelde vragen en aandachtspunten voor u uitgewerkt.

Uitgangspunten (of ‘de feiten’)

• Een goed uitgevoerd visitatie- en beoordelingstraject betekent dat, naast de feitelijke gerealiseerde kwaliteit, de belangrijkste ontwikkelingen zowel in de zelfevaluatie, tijdens de gesprekken als in de rapportage geadresseerd worden.
• Het panel wordt benoemd op basis van hun kwalificaties om een zinvol oordeel te geven op de vier/elf standaarden van het beoordelingskader. Zij worden niet benoemd op basis van hun expertise over de mogelijke specifieke ontwikkelingen waar de opleiding mee te maken heeft.
• Het ontwikkelgesprek maakt geen deel uit van de beoordeling, noch van de rapportage die aangeboden wordt aan NVAO.
• Het panel is verplicht in de rapportage naar NVAO eventuele verbeterpunten op te nemen vanuit de beoordeling van de opleiding als geheel en specitiek op het niveau van de stanaarden. Verbeterpunten die vaak direct of indirect al gekoppeld zijn aan ontwikkelingen in de interne en/of externe omgeving.
• Het panel rapporteert niet over het ontwikkelgesprek aan de NVAO noch aan de opleiding (is daartoe niet verplicht).
• De instelling publiceert eigenstandig uitsluitend de conclusies die zij uit het ontwikkelgesprek trekt.
• Het ontwikkelgesprek is volledig vormvrij. Dit geldt ook voor de wijze waarop de instelling de conclusies publiceert (zowel m.b.t. intern publiceren versus extern als aan wie).

Selecteren van onderwerpen voor het ontwikkelgesprek

• Zijn er belangrijke ontwikkelingen die onvoldoende tot hun recht komen tijdens het reguliere visitatie- en beoordelingstraject of die gegeven het belang of de reikwijdte extra aandacht vragen?
• Zijn er actuele ontwikkelingen die de visitatiegroep/het LOO als geheel raken en mogelijk interessant zijn om bij elk individueel ontwikkelgesprek te agenderen? Na afloop van alle visitatie- en beoordelingstrajecten kan dan binnen de visitatiegroep/het LOO op de gezamenlijke ontwikkelpunt(en) gereflecteerd worden, al dan niet in gesprek met de betrokken evaluatiebureaus.
• Worden de ontwikkelingen al binnen de ontwikkelingsgerichte cultuur/kwaliteitscultuur met alle relevante stakeholders besproken en krijgen ze daar vanzelf richting?
• Zijn de panelleden, gegeven hun kwalificaties, de juiste gesprekspartners om de specifieke ontwikkelingen mee te bespreken?
• Het ontwikkelgesprek is ingevoerd om ontwikkelingen te bespreken die aanpalend aan het beoordelingskader zijn en derhalve tijdens het visitatiebezoek minder de aandacht krijgen. Het is derhalve niet bedoeld om (indien het ontwikkelgesprek op een later moment dan het visitatiebezoek wordt georganiseerd) de rapportage nog een keer te bespreken.

Vormgeving van het ontwikkelgesprek

Op dit moment onderscheiden zich twee hoofdstromen waarlangs het ontwikkelgesprek vorm krijgt. 

Apart ontwikkelgesprek tijdens het visitatiebezoek: Ontwikkelingen kunnen in een apart gesprek besproken worden. Het gesprek kan op elk moment in het programma worden opgenomen (vooraan in het bezoek, voor of na (meest gekozen variant) de terugkoppeling van de beoordeling, om:

• de beoordelende gesprekken niet te belasten met het bespreken van specifieke ontwikkelingen passend binnen het ontwikkelgesprek;
• de ontwikkelingen de ruimte geven om adequaat te kunnen bespreken;
• de opleiding het apart bespreken van ontwikkelingen, passend in het ontwikkelgesprek, een prettige vorm vindt.
• Er naar verwachting weinig spanning op het beoordelingstraject staat en de opleiding verwacht voldoende energie te hebben om naast de reguliere gesprekken een vrijer ontwikkelgesprek te houden.

Losstaand ontwikkelgesprek: Ontwikkelingen kunnen in een apart gesprek na oplevering van de definitieve rapportage of na het besluit van NVAO besproken worden omdat:

• de ontwikkelingen dermate belangrijk zijn dat een apart gesprek op een ander moment gerechtvaardigd is;
• de opleiding er niet zo sterk voorstaat, waardoor de focus en spanning tijdens de bezoekdag geen ruimte laat voor een dergelijk gesprek;
• de opleiding beoordelen en ontwikkelen procesmatig volledig wil scheiden;
• de extra logistiek en kosten voor een gesprek op een later moment gerechtvaardigd zijn, gegeven voorgaande overwegingen. Overweeg daarbij of het zinvol is om een ontwikkelgesprek fysiek te organiseren of online.

Tips van NQA

• Bedenk vooraf welke thema’s in aanmerking komen voor het ‘ontwikkelgesprek’. Zoek niet krampachtig naar ontwikkelingen.
• Zorg ervoor dat de ontwikkelingen aansluiten op de kwalificaties van de panelleden en de onderwerpen van het domein en/of beoordelingskader raken. Zo creëert u een waardevol gesprek.
• Beperk het aantal te bespreken ontwikkelingen op basis van ‘less is more’ (1 à 2).
• De opleiding heeft het initiatief tijdens het ontwikkelgesprek. Leun niet achterover ‘het panel komt wel’. Het is het gesprek waar de opleiding actief spart met het panel, niet andersom.
• Wees alert op auditmoeheid aan het eind van de bezoekdag en de spanning die zowel vooraf als achteraf van de terugkoppeling mogelijk aanwezig is.
• Bespreek vooraf de ontwikkelingen en gewenste inrichting van het ontwikkelgesprek met de secretaris NQA bij het afstemmingsgesprek.
• Beschrijf kort het thema van het ontwikkelgesprek en de uitdagingen daarin welke de opleiding wil bespreken en mail dit vooraf aan het panel.