Bewaartermijnen toetsen – Wat is er afgesproken en verplicht bij accreditatie?

Doel: Welke bewaartermijnen zijn er in het hoger onderwijs voor wat betreft bewaartermijnen rondom toetsing en accreditatie[1] zodat opleidingen goed geïnformeerd zijn, ook in hun voorbereiding op de accreditatie.

Inleiding

Op basis van de selectielijst van VEH, omdat dit document een gezamenlijk document is van hogescholen in Nederland en wet- en regelgeving heeft gecombineerd met HS-processen Alle processen van de hogeschool zijn in deze lijst benoemd en voorzien van een onderbouwde bewaartermijn. Een klein deel van de bewaartermijnen van een hogeschool zijn afkomstig uit de openbare taak van hogescholen en deze zijn dan ook meteen wettelijk vastgelegd. Dit zijn:

• Het afnemen van examens en het verstrekken van graden en getuigschriften
• Een geschil (bezwaar) gericht aan het bestuur betreffende de graadverstrekking
• Een beroepschrift betreffende de graadverstrekking, gericht aan het College van Beroep voor het hoger onderwijs (CBHO)

Alle andere processen behoren niet tot de openbare taak en zijn daardoor minder duidelijk herleidbaar in wet- en regelgeving (behoudens bijvoorbeeld de bewaartermijn voor eindwerken, maar wat constitueert nu exact ‘eindwerk’?). De Selectielijst dient HS te ondersteunen in hun bewaarbeleid van diverse processen.

In dit document zijn de belangrijkste passages uit deze selectielijst relevant voor visitaties samengevat.

Algemene onderbouwingen bewaartermijnen

• 1 of 2 jaar voor beperkt bewijsbelang
• 5 jaar in geval van informatieobjecten die grond geven voor rechtsvorderingen
• 7, 9 of 10 jaar voor informatieobjecten uit financiële verslaglegging
• 10 jaar voor informatieobjecten met een zwaardere juridische grondslag, waarvoor de hogescholen een bewaarplicht hebben
• 50 jaar voor informatieobjecten die gedurende het werkzame leven van de afgestudeerde recht geven op diens graad of propedeuse.

Indien een andere termijn of onderbouwing dan in het document is vermeld wordt gebruikt, dient hierop een toelichting worden gegeven. Daarnaast gaat de Archiefwet (1995) boven de AVG. Persoonsgegevens die nodig zijn voor de context van de zaak of het dossier, mogen bewaard blijven. Andere persoonsgegevens dienen, net als in andere gevallen, te worden verwijderd.

De selectielijst onderscheidt drie verschillende bewaartermijnen:

• Absoluut: niet langer en niet korter
• Minimaal: niet korter
• Indicatief: adviestermijn

Uitgelichte processen & bewaartermijnen onderwijsvisitaties

Proces 21: EVC procedures, kennen een minimale bewaartermijn van 5 jaar indien toegekend. In andere gevallen (niet doorgegaan) 1 jaar.

Proces 34a: Opleidingscommissies overleg, kennen een minimale bewaartermijn van 5 jaar na afhandeling.

Proces 39: opleidingen accreditatie, kennen een minimale bewaartermijn van 7 jaar en dit heeft in elk geval betrekking op de kritische reflectie. Andere informatieobjecten verliezen hun waarde na het besluit van de NVAO

Proces 50: onderwijseenheden, kennen een minimale bewaartermijn van 7 jaar na afronding. Dossiers van onderwijseenheden kunnen van belang zijn voor accreditatie. Om deze reden is 7 jaar vastgelegd in de selectielijst.

Proces 55: vrijstellingen, kennen een minimale bewaartermijn van 7 jaar na beoordeling indien de student is doorgegaan. Deze waardering sluit aan op de bewaartermijn van tentamen en afstudeerwerken.

Proces 56: tentamens, kennen een minimale bewaartermijn, afhankelijk van welk document.

1. Gemaakt werk, beoordeling, presentielijst: 2 maanden na afhandeling
2. Als onderdeel van de representatieve selectie: 2 jaar na afhandeling
3. Tentamenprotocol, cesuur, toets/ opdracht, evaluatie: 7 jaar na afhandeling

Uit proces 56 kan worden opgemaakt  dat er altijd een selectie van tentamens beschikbaar moet zijn ten tijde van de visitatie en deels ook van de cohorten waarvan de eindwerken zijn bestudeerd vooraf.

De WHW doet feitelijk alleen een uitspraak over de bewaartermijn van eindwerken, namelijk 7 jaar. Daarnaast maakt de WHW geen onderscheid tussen tentamens die meetellen voor het eindniveau van studenten en tentamens die hiervoor van gering belang zijn. Vanuit een aantal andere vereisten vanuit de wet én de dagelijkse praktijk aan HS geeft echter wel een maximale en minimale bewaartermijn.

De volgende passage staat expliciet in de notitie van de VEH:

De bewaartermijn voor de opgave of opdracht van de tentamens wordt ingegeven door de benodigde beschikbaarheid van deze informatieobjecten bij een aanvraag voor accreditatie, eens in de zes jaar (art. 5a.9 lid 7 WHW). Daar wordt 1 jaar bij opgeteld uit risico-overweging. Informatieobjecten die als basis dienen voor de representatieve selectie dienen 2 jaar bewaard te worden. Opleidingen worden geacht bij een accreditatie een dergelijk selectie te kunnen overleggen. De bewaartermijn is gebaseerd op het jaarlijks maken van een dergelijke selectie (waarbij uit voorzichtigheid één jaar is opgeteld). De Visiterende en Beoordelende Instelling en de NVAO kunnen op deze bewaartermijn nog aanvullende eisen hebben.

Risico

Steeds vaker worden hogescholen aangesproken op (ontbrekende) kennis die wordt verondersteld te zijn opgedaan door studenten tijdens het volgen van een studie. Met name kennis die niet wordt getoetst tijdens examens of afstudeerwerken maar alleen tijdens tentamens/toetsen levert verantwoordingsproblemen op bij instellingen. De hogescholen zouden zich in die gevallen kunnen beroepen op de accreditatie. Dit blijft echter een risico, omdat onvoldoende duidelijk is wat de waarde van de accreditatie is in deze gevallen. Tentamens zouden op basis van dit risico langer bewaard kunnen worden. Dit vergt echter meer opslagcapaciteit en –kosten. Een hogeschool dient daarom een afweging te maken tussen de opslagkosten en het risico die de hogeschool loopt bij het onvoldoende verantwoorden van een opleiding.

Afstudeerwerken dienen, met de ingevulde beoordeling, op basis van artikel 7.3 lid 5 van de WHW (incl. memorie van toelichting) 7 jaar te worden bewaard ongeacht de vorm van het afstudeerwerk.

Op basis van de zin “Opleidingen worden geacht bij een accreditatie een dergelijke selectie te kunnen overleggen” kun je afleiden dat in de representatieve selectie van toetsen dus in principe altijd toetsen van studenten in te zien zijn die ook bij de geselecteerde eindwerken inzichtelijk is.

Dossiervorming tentamens

Uit het voorgaande is af te leiden dat er ook regels moeten worden afgesproken betreffende wat je dan van een tentamen moet bewaren. Ook daar spreekt het stuk over:

Bij de dossiervorming voor tentamens speelt voornamelijk de verantwoording van een deugdelijke beoordeling door de examinatoren een doorslaggevende rol. Deze verantwoording wordt bereikt met een gedegen dossiervorming na afname van het tentamen en beoordeling van de producten. Bij het betreffende proces zijn de volgende informatieobjecten opgenomen:

• het tentamenprotocol voor het betreffende tentamen;

• de toetssleutel voor de vragen of opdrachten;

• de cesuur voor de beoordelingen;

• de presentielijst, indien van toepassing;

• de eigenlijke toets of opdracht;

• de producten van de studenten (of representaties hiervan);

• de beoordelingen van de producten;

• de tweede beoordelingen van de producten;

• de evaluatie van de ontwikkeling en afname van het tentamen

Even verderop staat:

Het meest wezenlijke voor de dossiervorming is dat de beoordelingen (ingevulde formulieren of anderszins) goed worden vastgelegd en bewaard: op deze manier zal de examinator in staat zijn om haar of zijn individuele beoordeling te verantwoorden, voor zo lang als dit nodig is. Als de beoordeling van het tentamenproduct op het product zelf is aangebracht, zoals fysieke aantekeningen en het cijfer op een schriftelijke uitwerking, dan dienen het product en de beoordeling als een geheel te worden beschouwd.

Hier is weer uit af te leiden dat wanneer op het werk van de student de beoordeling (commentaar op het werk) is geschreven, het werk van de student onderdeel is van een tentamendossier en dus valt onder de geldende bewaartermijn die hierboven is genoemd.

Hogescholen dienen zich te committeren aan deze selectielijst, zo is afgesproken. Dit kun je dus zien als een uitleg en aanvulling op diverse wetgeving.

NQA, 2020