Ontwikkelingsgericht visiteren is voor NQA niet alléén het voeren van een goed gesprek over de ontwikkelingen tijdens de bezoekdag. Ontwikkelingsgericht visiteren is voor NQA ook de voortdurende focus op ontwikkeling. Deze notitie gaat er over hoe en met welke middelen NQA, binnen het beoordelingskader van NVAO, het hele visitatietraject ontwikkelingsgericht inricht en tegelijkertijd beoordelend is. En dit in een gesprek dat slechts één keer in de zes jaar plaatsvindt. Het schetst alle belangrijke stappen die bijdragen aan een succesvol ontwikkelingsgericht visitatietraject.

De basisingrediёnten

‘Peers-to-Peers’ beoordeling

De sterkst samenbindende factor binnen een opleiding is het verzorgen van actueel en kwalitatief goed onderwijs waardoor studenten goed voorbereid aan hun werkzame leven kunnen beginnen. Daarom kiest NQA voor een Peers-to-Peers-beoordeling, waardoor de inhoudelijke kwaliteit van het onderwijs tijdens de gesprekken centraal staat. De ontwikkelingsgerichte benadering wordt daarmee optimaal gefaciliteerd op het meest samenbindende aspect binnen een opleiding.

Het panel

Deze werkwijze brengt met zich mee dat NQA veel aandacht besteedt aan het samenstellen van het panel. Hierdoor wordt een panel benoemd waar de opleiding volledig achterstaat, dat adequaat de beoordeling uitvoert én de visitatie ontwikkelingsgericht en waarderend benadert. NQA ondersteunt de opleiding actief met de samenstelling van het panel. Dit gebeurt op basis van een zeer uitgebreid panelbestand, waar elk individueel panellid na elke voor NQA uitgevoerde visitatie opnieuw wordt geëvalueerd op zowel de beoordelende als de ontwikkelingsgerichte en waarderende vaardigheden. Het belang wordt verder onderstreept door twee medewerkers die gespecialiseerd zijn in het samenstellen van een passend panel.

De secretaris

NQA zet alleen gecertificeerde senior secretarissen in met een WO-achtergrond, die het panel adequaat begeleiden en zo nodig bijsturen om de visitatie waarderend uit te voeren. Alle NQA-secretarissen hebben uitgebreide onderwijservaring of audit-ervaring in het onderwijs. 80% van de medewerkers zijn in vaste dienst van NQA. De stevige rol van de NQA-secretaris betekent dat deze het vooroverleg leidt, bewaakt dat het visitatiebezoek verloopt zoals beoogd en dat het beoordelende overleg van het panel vóór de terugkoppeling verloopt binnen het beoordelingskader. Daarmee zorgt NQA dat de beoordeling conform de beoordelingskaders verloopt en de waarderende en ontwikkelingsgerichte werkwijze geborgd wordt.

De voorbereiding

De secretaris ondersteunt de opleiding bij de voorbereiding

De NQA-seniorsecretarissen zijn daadwerkelijk sparringpartner gedurende het hele visitatie- en beoordelingstraject. Met hun onderwijservaring als docent of leidinggevende en audit-ervaring in het onderwijs, begrijpen zij de andere kant van de tafel en kunnen daarom de opleiding adequaat te adviseren. Het visitatietraject start[1] driekwart jaar vóór het visitatiebezoek met een uitgebreid kennismakingsgesprek met individuele opleidingen. De NQA-secretaris adviseert u over de afwegingen en keuzes die de opleiding maakt, de ruime (vaak onderschatte) mogelijkheden die het beoordelingskader biedt tot maatwerk en het actief meedenken om het visitatiebezoek zoveel mogelijk aan te sluiten bij de context en de ontwikkeling van de opleiding. Indien gewenst en nodig past daarin ook een vervolggesprek om een en ander nader uit te werken. Het kennismakingsgesprek en de daarbij behorende ondersteuning gedurende de hele voorbereiding door de NQA-secretaris is erop gericht betekenis en invulling te geven aan de situatie, context en ontwikkeling van de opleiding voor wat betreft de documentatie, bezoekprogramma en instructie/voorbereiding van het panel. Een exemplarisch voorbeeld van de mate waarin NQA de ambitie en ontwikkeling van een opleiding recht wil doen is de volgende casus:

Een opleiding had de ambitie om haar onderscheidend karakter overtuigend aan te tonen, met name op basis van de studentbegeleiding, de participatie met de alle stakeholders en de toetsing die uitmuntend was. Daartoe is de directeur NQA en NQA-secretaris uitgenodigd en die heeft de opleiding ondersteund in het naar voren laten komen van het onderscheidende karakter (simpelweg is voortgeborduurd op de vraag: maar waar kan het panel dat dan in zien?). Hiermee is de opleiding aan de slag gegaan en heeft ertoe geleid dat een specifiek panel is samengesteld dat  het onderscheidende karakter (ook in internationaal perspectief) ook kon beoordelen en is een bezoekprogramma ontworpen dat het panel onderdompelde in de beoogde topkwaliteit. Daarbij is het panel voorafgaand aan het bezoek aanwezig geweest bij een bijeenkomst met de stakeholders en de studenten. Het bezoek is vervolgens gepland op een dag dat de studenten, die net negen weken geleden met de opleidingen waren gestart, in groepen dertig proefopstellingen op het vlak van ICT presenteerden met als doel het panel te laten ervaren hoe de studenten zo snel worden ondergedompeld. Resultaat van de voorbereiding was: het panel is inderdaad ondergedompeld en heeft de opleiding daadwerkelijk als ‘uitmuntend’ ervaren.

De voorbereiding van het panel

De panelleden ontvangen de ‘Handleiding panelleden’, waarin de werkwijze van NQA uitvoerig wordt beschreven. In de handleiding wordt het beoordelingskader to-the-point beschreven en de beoordelingscriteria nader toegelicht vanuit het principe ‘het timmermansoog’. Daarin wordt de gewenste ontwikkelingsgerichte houding en wijze van vragen stellen behandeld, nodig tijdens de voorbereiding, het bezoek en de rapportage. De voorzitter wordt apart geïnstrueerd voor de rol van voorzitter op basis van het ditzelfde principe. Twee weken vóór het visitatiebezoek (zie hieronder ook ‘agenderende audit’) vindt altijd een vooroverleg met het voltallige panel plaats. NQA vindt dit essentieel om als panel een gezamenlijk referentiekader te ontwikkelen met betrekking tot de context, ambitie en ontwikkeling van de opleiding. Het vooroverleg is ook het moment voor de NQA-secretaris om het panel nader in te lichten over de met de opleiding overeengekomen werkwijze, waar de accenten liggen en welke keuzes zijn gemaakt. In het hierboven genoemde voorbeeld is uitvoerig tijdens het vooroverleg met het panel over de doelstelling van de opleiding gesproken.

De voorbereiding van de documentatie

NQA probeert opleidingen ook in hun documentatie het eigen gezicht te laten zien en het feit dat dit ook voortdurend aandacht vraagt. Niet elke opleiding durft dit. Sterktes en zwaktes eerlijk benoemen op een ontwikkelingsgerichte manier is en blijft spannend. Alleen openheid tijdens een audit maakt de ontwikkelingsgerichte benadering mogelijk. NQA doet daarom in de handleiding suggesties voor de zelfevaluatie waar de opleiding nadrukkelijker wordt uitgenodigd open te zijn over waar de opleiding voor staat, waar ze vandaan komen en waar ze naartoe willen. Die suggesties zijn ook niet meer dan richtinggevend. Voor NQA is de zelfevaluatie echt vormvrij en daar waar een afwijkende vorm past bij de aard, ambitie en context van de opleiding juicht NQA dat toe. Zelfevaluaties in de vorm van een film, tijdschrift en dergelijke zijn allemaal mogelijk, zolang ze maar kritisch evaluatief zijn en het panel inzicht geven over de staat van de opleiding.

Daarnaast vraagt NQA slechts een zeer beperkt aantal en vooral bestaande documenten op. Bij de waarderende en ontwikkelingsgerichte benadering hoort de dialoog voorop te staan, niet een papieren tijger. NQA ziet wat dat betreft bijvoorbeeld ook veel liever de ‘film’, waarvoor het volgende voorbeeld duidend is.

NQA heeft menige opleiding geadviseerd om niet één keer in de zes jaar een zelfevaluatie te schrijven, maar elk jaar in haar opleidingsplan aandacht te schenken aan de onderwijskwaliteit en dan tijdens het bezoek een symbolische strik om de zes voorgaande opleidingsplannen te doen en deze met een korte leeswijzer aan te bieden aan de commissie. Dan ontstaat geen momentopname, maar een dynamisch beeld in de tijd en ook in de dialoog.

De bereiding: het voorgerecht

Agenderende audit
De agenderende audit  beoogt het visitatie- en beoordelingstraject nog meer in afstemming met de opleiding te laten plaatsvinden. Concreet houdt het in dat het vooroverleg en de volledige materiaalbestudering twee tot vier weken vóór het visitatiebezoek op locatie van de opleiding plaatsvindt en het panel al een eerste kennismakingsgesprek heeft met de opleiding.

De voordelen van deze werkwijze zijn:

- Het panel en opleiding maken eerder kennis met elkaar, waardoor het ijs niet tijdens de visitatiedag gebroken hoeft te worden en men went aan elkaars manier van communiceren.

- Tijdens de kennismaking kan het daaropvolgende visitatiebezoek aan focus winnen door aandachtspunten te formuleren voor het visitatiebezoek en onduidelijkheden te bespreken die anders de dialoog tijdens het visitatiebezoek in de weg zouden staan (mede op basis van de volledige materiaalbestudering).

- De opleiding kan ook aandacht vragen voor bepaalde accenten en ambities. Het is
  nadrukkelijk geen beoordelend gesprek, maar een echt kennismakingsgesprek met in ieder geval het management, eventueel aangevuld met bijvoorbeeld docenten en studenten.

-  Het panel kan in dit gesprek aangeven of er al dan niet twijfels zijn over de basiskwaliteit. In beide gevallen helpt dit om het tijdens het visitatiebezoek met elkaar over de juiste dingen te hebben. Zijn er twijfels, dan is het vooraf duidelijk dat daar aandacht aan wordt       geschonken en komt dit niet als verrassing. Zijn er geen twijfels dan neemt de ontspannenheid toe en daarmee de ruimte voor de ontwikkelingsgerichte dialoog.

NQA heeft bijvoorbeeld, bij een opleiding waar vooraf onomstotelijk door het panel werd aangegeven dat de basiskwaliteit onvoldoende was, met de opleiding besproken of op de visitatiedag deze discussie de boventoon moest voeren of dat de dag opnieuw ingericht kon  worden gericht op verbetering. De opleiding koos voor het laatste, waardoor, ondanks het tegenvallend oordeel, de dag ontspannen en gericht op verbetering en ontwikkeling kon worden ingestoken.

- De visitatiedag zelf wordt niet meer belast met materiaalbestudering en kan gericht worden op de aandachtspunten, ambities en uitdagingen van de opleiding. Door de tijd tussen agenderende audit en het daaropvolgend visitatiebezoek is er, mede doordat men elkaar al  heeft gezien en gesproken, meer draagvlak voor aanvullende vragen en/of het opvragen van documenten (devies blijft voor het panel wel om hier zeer zuinig mee te zijn).
 

De bereiding: het hoofdgerecht

Het visitatiebezoek
Zoals hiervoor aangegeven ondersteunt de NQA-secretaris de opleiding actief bij de totstandkoming van het bezoekprogramma en de toelichting tijdens het vooroverleg met het panel over het vastgestelde bezoekprogramma. Zoals in het eerste voorbeeld aangegeven kan het bezoekprogramma op velerlei manieren worden ingericht, afhankelijk van de wens van de opleiding. Als het goed is verloopt het bezoek dan ook zoals beoogd. De NQA-secretaris houdt daarbij tijdens de gesprekken, pauzes en via de afstemming met de contactpersoon van de opleiding, gedurende de dag in het oog of hetgeen beoogd is ook bereikt wordt. Waar nodig stuurt de NQA-secretaris het panel daarin bij.

Het ontwikkelgesprek: onderdeel van het visitatiebezoek of later

Het ontwikkelgesprek is een apart en geoormerkt onderdeel van het visitatiebezoek. Veelal wordt het traditioneel ingericht via een gesprek van 45 minuten “omdat-het-moet”. NQA vindt het jammer dat er niet meer wordt uitgehaald, hoe lastig dit gesprek ook is ingebed in een beoordelend kader (zie ook NQA-website: succesvol ontwikkelgesprek).

Twee sprekende voorbeelden die schetsen wat er allemaal mogelijk is zijn:

NQA heeft meerdere malen (cluster van opleidingen/visitatiegroep) samen met opleidingen overstijgende thema’s die net buiten het accreditatiekader vallen of een verdieping betreffen tijdens het bezoek meegenomen en daarover buiten het beoordelingsrapport om een aparte meta-rapportage opgesteld. Dit brengt opleidingen bij elkaar om allereerst gezamenlijke thema’s te vinden en daarover aan het eind van de visitatietrajecten een terugkoppeling annex ontwikkelgesprek te organiseren met adviezen vanuit het panel, discussie tussen panel en opleiding en/of met stakeholders en experts op het thema/de thema’s.

Een groot aantal verwante opleidingen binnen een instelling neemt deel aan het ‘experiment leeruitkomsten’ en wordt in ongeveer dezelfde periode beoordeeld (lees meer generiek: maakt dezelfde ontwikkeling door). Het is vaak lastig om van elkaar te leren, wat in de hand werkt om afzonderlijk het eigen wiel uit te vinden. NQA heeft daarom voorgesteld om een gezamenlijk ontwikkelgesprek te voeren met thema’s die alle opleidingen raken en met de panels die betrokken waren bij deze beoordelingen. Maar daar is het niet bij gebleven. In de opzet is gekozen voor een gesprek van 3 tot 4 uur met plenaire bijeenkomsten en subgroepen die vooraf bepaalde thema’s samen met stakeholders en studenten brainstormend een stap verder in de ontwikkeling brengen.

De bereiding: het dessert

De rapportage

De NQA-secretaris schrijft de concept- en definitieve rapportage op basis van de aangeleverde documenten, de uitkomsten van de voorbereidende vergadering, de resultaten van het visitatiebezoek en de afstemming met het panel (en voor feitelijke onjuistheden met de opleiding). De NQA-secretaris verwerkt in de rapportage aanbevelingen en adviezen die richtinggevend en duidelijk zijn en aanzetten tot verdere ontwikkeling voor de opleiding. De rijkdom van deze aanbevelingen en adviezen wordt versterkt door, zoals hiervoor aangegeven, de ‘Peers-to-Peers’ benadering die nadrukkelijk gericht is op de onderwijskwaliteit en bepaald door de mate waarin hele traject ontwikkelingsgericht is vormgegeven. Om dit versterkt terug te laten komen in de rapportage heeft NQA maatwerkafspraken met opleidingen gemaakt. Zo heeft NQA rapportages opgeleverd waarin expliciet per standaard een alinea gewijd wordt aan verdere ontwikkeling en kansen voor de opleiding. Ook is het mogelijk aanvullend op de NVAO-rapportage een meta-rapportage aan te bieden aan een cluster van opleidingen waarbij specifieke, aan de commissie meegegeven thema’s, afzonderlijk worden gerapporteerd.

[1] Afgezien van afspraken over de inrichting van het visitatietraject die al eerder tijdens het offertetraject met de opleiding of het cluster van opleiding worden gemaakt. In dit vroege stadium moet vaak nog eerst een nadere afstemming en beeld tot stand komen over hoe de opleiding het traject wil inrichten en welke adviezen NQA daarbij kan geven.